大約100 年以前，美國人亨利·馬丁·羅伯特將軍出版了《羅伯特議事規則》，此後的一個世紀以來，人們將此書奉爲民主議事的圭臬。《羅伯特議事規則》的偉大之處在於其爲開會這件平常事建立了一套完整的流程，讓會議不至陷入無序，引起矛盾，還保障了決策的合理性。
可如今，我們的會開得還是缺少章法，大會開得繁瑣，小會開得隨意，開會之前稀裏糊塗，開會之後也沒能明白清楚。人們普遍對開會沒能增加多少好感，只是不斷地開會，“文山會海”依然是很多公司做事效率低下的真實寫照。
把羅伯特的理論套用到企業的現實中來，我們在這裏簡而化之地梳理一份適用於企業開會的方法，看看爲了一個高效而美妙的會議應該做些什麼。
弄清究竟爲何來開會
開會必須具有目的性，意在通過衆人討論做出某項與公司利益相關的決議，一個不知道爲什麼而開的會必然以跑題和沉默爲主。每個與會者在進入會議室之前，都應該已經想好自己的觀點和今天要說的話。“頭腦風暴”嚴格來說並不是有效的會議形式，因爲即時的提出想法，很難做出最優的選擇。借用開會討論，激發想象，從無到有創建新的方案，實際上往往是不得以而爲之的做法。開會講求有備而來，每個人構造想法的過程應該在會前完成，開會的任務只有一個——就問題找出最好的解決辦法。
因此要有一些會前的工作，議程、需要討論的內容以及每個人的相關任務，應該有專人負責起草和發送郵件，即便是例會，這麼做也能夠增強員工們的重視程度。當然，員工也可以在郵件中提出新的問題，讓大家儘早形成想法。另外，有一個小技巧可以讓員工們對會議更有準備和期待，就是提前透露會議上要決定的事宜和可能將要達到的效果，此舉等於對會議進行了提前的預熱和炒作。
假如會議只是單純地佈置任務，作用多半不會太積極，因爲大家沒有獲得自己的表達時間和話語權，一味地坐着聽命，容易導致情緒低落。如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替，則會顯得更爲得體。
執行好個人的角色
