一、會議紀要的含義、特點和類型
(一)會議紀要的含義
行政公文和黨的機關公文，都以會議紀要爲主要公文文種。
《國家行政機關公文處理辦法》規定，會議紀要：
適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
《中國共產黨機關公文處理條例》規定，會議紀要：
用於記載會議主要精神和議定事項。
會議紀要容易和會議記錄相混淆，其實，二者有着本質的不同，主要體現在以下三個方面：
首先，從文體性質上看，會議紀要是正式的公文文種，而會議記錄只是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文。
其次，從內容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議上的情況都要一一記錄下來;而會議紀要有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內容。
其三，從形成的過程和時間方面看，會議記錄是隨着會議的進行過程同步產生的，而會議紀要則要在會議後期、甚至會議結束後通過選擇歸納、加工提煉之後才能形成。
會議紀要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統一認識，在會後貫徹落實。會議紀要基本上是下行文，但與會單位不一定是召集會議機關的下屬，有時是協作單位，所以它作爲下行文是相對而言的。事實上，會議紀要有時要向上級機關呈報，有時向同級機關發送，有時向下級機關下發。
(二)會議紀要的特點
1.紀實性
會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。會議紀要的撰寫者，不能更動會議議定的事項，更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定。除此之外，撰寫者也不能對會議內容進行評論。總之，會議紀要必須忠實反映會議的基本情況，傳達會議議定的事項和形成的決議。會議紀要的紀實性特點，使得它具有憑證作用和資料文獻價值。特別是一些重要的會議紀要，多年後還會作爲人們確認那段歷史的依據 。
2.概括性
但是會議紀要並不是把會議的所有內容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強調。在一個會議上，與會代表的話題涉及面是寬泛的，觀點也是多種多樣的，水平也是有高有低的，這些內容全部進入會議紀要，不現實也不必要。會議紀要重點說明會議的主要參加者，基本議程，與會者有哪些主要觀點，最後達成了什麼共識，形成了什麼決定或決議，就可以把會議的基本情況如實反映出來，不必像記流水帳一樣事無鉅細一律照錄。所以，會議紀要需要在會議後期甚至會議結束之後通過概括整理才能寫出，而不像會議記錄那樣隨會議的進行自然而然地產生。
3.指導性
除憑證作用、資料作用之外，多數會議紀要具有指導工作的作用。它要傳達會議情況、會議精神，要求與會單位和相關部門以此爲依據展開工作，落實會議的議定事項。
二、會議紀要的分類
會議的內容和目的不同，產生的會議紀要性質也有所不同。有人按會議類型的名目來稱呼會議紀要，將會議紀要分爲辦公會紀要、專題會議紀要、經驗交流會紀要、學術會議紀要等等，這種分法重複了會議名稱，對寫作來說並無太大意義。我們根據會議是否作出決定或決議，是交流爲主還是研討爲主，將會議紀要分爲決策型紀要、交流型紀要、研討型紀要三種類型，這三種不同類型的紀要，其寫法是很不相同的。
(一)決策型紀要
以會議形成的決定、決議或者議定事項爲主要內容的會議紀要，稱爲決策型紀要。這種會議紀要的特點是指導性強，會議上確定的工作重點，對工作的步驟、方法和措施的安排，都要求與會單位共同遵守或執行。這種會議紀要的內容有些類似於指示和安排工作的通知，只是發出的指導性意見不是由領導機關作出的，而是由會議討論議定的。這樣的會議紀要，除大家共同遵守的內容外，還常常會有一些工作分工，每個與會單位除完成共同任務之外，還要完成會議確定自己承擔的那些工作。如《關於改革北京、太原鐵路局管理體制的會議紀要》，就議定了成立北京鐵路管理局，下設北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局，不再設鐵路分局。確定山西煤炭運輸主要由北京、太原及相關的鄭州鐵路局承擔，有一些具體的分工，並對各方如何協調工作進行了安排。由於最後議定的事項是與會單位的共識，這樣的指導性公文落實起來應該是比較順利的。
(二)交流型會議紀要
以思想溝通或情況交流爲主要內容的會議紀要，屬於交流性會議紀要。它的主要特點是：以統一思想、達成原則共識或樹立學習榜樣爲目的，而不佈置具體工作，有明顯的思想引導性，但沒有明顯的工作指導性。一些理論務虛會、經驗交流會形成的會議紀要，大多屬於這種類型。這樣的會議紀要，往往多處採用“會議認爲”的說法來表達會議在原則問題上達成的共識。或者將會議上介紹的先進經驗以及與會單位的評價、態度作爲主要內容。
(三)研討型會議紀要
這種會議紀要的鮮明特點是並不以共識和議定事項爲主要內容，而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況爲主。研討會和學術討論會的紀要多是這種類型。會議開完了，各家的觀點也發表過了，但是並沒有形成統一意見，當然更談不上確定什麼議定事項，在這種情況下，仍然有必要發會議紀要，以便讓更多的人瞭解會議的情況，瞭解不同的觀點及其爭鳴過程。這對啓發和活躍思想，對百花齊放、百家爭鳴的學術空氣的形成是有促進作用的。
三、會議紀要的寫法
(一)會議紀要的標題和成文日期
1.會議紀要的標題
會議紀要的標題與一般公文略有不同，因爲會議紀要是以會議的名義發出的，而不是以領導機關的名義發出的，所以會議紀要的標題多是以會議名稱、文種兩個要素構成。如《東北三省四市工商行政管理工作第五次協作會議紀要》、《××物理學會X射線專業委員會第三屆學術交流會會議紀要》。也有采用一般公文標題寫法的，由主要內容(事由)加文種組成，如《關於解決糧食購銷體制改革後遺留問題的會議紀要》。
2.會議紀要的成文日期
會議紀要的成文日期一般加括號標寫於標題之下正中位置，以會議通過日期或領導人簽發日期爲準。也有出現在正文之後的。
