斷定它不屬於正式公文。因此，把國家行政機關公文的函劃分成“公函”和“便函”的相對概念，不但會造成誤解，使讀者以爲“便函”不屬於正式公文，而且也是概念不明確的，給祕書的實際工作帶來諸多的不便。因此，國務院辦公廳於1981年2月發佈的《國家行政機關公文處理暫行辦法》以及於1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》都取消了公函與便函的分類和名稱。
再說“來函”與“覆函”的問題。這二者並不是相對的概念，分類的標準也是不同的。
從邏輯上和事實上來說，“來函”是與“去函”相對的概念，“覆函”是與“問函”或
“發函”相對的概念。“來函”與“去函”是從行文的方向來劃分的概念；“覆函”與
“問函”或“發函”是從行文問答的性質和主動還是被動的方式來劃分的概念。而且
這些劃分還有互相交叉的現象。例如在來函中有“發函”或“問函”，也有“覆函”；
同樣，在去函中亦有“發函”或“問函”，也有“覆函”。在“發函”或“問函”中，
既有“來函”，也有“去函”；同樣，在“覆函”中，亦有“來函”，也有“去函”。
因此，前述“來函，是指主動提出問題或公務事項的函件。覆函，是指回答來函所提出
的問答或公務事項的函件”。這兩個定義是“以偏概全”的，並沒有分清函的內涵和外延。
因爲“來函”中不僅只是“主動提出問答”的“函件”（“發函”或“問函”），也有許多是回“去函”所提出的問題的“函件”（“覆函”）；而且“主動提出問題”的函件中，也有許多是“去函”。本單位給對方的“覆函”是回答“來函”所提出的問題的函件；對方給本單位的“覆函”則是回答“去函”所提出的問題的函件。“覆函”，本單位可以用，對方單位也可以用，什麼單位都可以用。“覆函”不只是答覆“來函”的，也有答覆“去函”的
因此，對函的分類，必須要有一定的標準來劃分，而且一次分類只能用一種標準。
1，從格式來分，函有兩種。一種是正規的“函”，其標題，公文編號，主送機關，
發文日期等等格式和寫法，都與其他公文文種相同。另一種是“便函”，省去了標題和
公文編號等，格式和寫法比較簡便和靈活。
2，從行文方向看，函可分爲“來函”和“去函”兩種。“來函”是對方機關發來
給本單位的函件；“去函”是本單位發出去給對方機關的函件。
3，從行文問答的性質和主動與被動方式來分，有“發函”或“問函”和“覆函”
兩種。“發函”或“問函”是主動提出詢問和商洽意見或請求批准事項的函件；“覆函”
是答覆“發函”或“問函”所提出的問題，意見，請求事項的函件。
4，從函的內容性質和用途來分，還可以分爲“商洽函”，“詢問函”，“答覆函”，
“知照函”，“催辦函”，“邀請函”等等。
那麼，在實際應用中祕書應如何把握函的特點，正確地使用函呢？
首先，由於函與這些“請示”，“批覆”或“通知”等文體有相近之處，在實際就用
中往往容易混用。在該用函的時候，不使用函來行文卻使用這些相近的文種行文。如有
的機關請求同級甚至下級歸囗主管部門准許辦某一事項時，不用函行文，而錯用了“請示”來行文，致使自己降格以求。而在應該使用相近文種“請示”，“通知”等來行文時，卻錯用了“函”來行文，致使自己越位。其實，這些相近文體之間還是有細微區別的。比如“請示”與請求“函”，儘管二者都有請求批准的意思和用途，但是其行文關係不同，請示是下級機關對上級機關的上行文；而函則是給有關主管部門或不相隸屬機關的平行文。
其次，要有鮮明的針對性，一文一事，開門見山，簡短明快，避免文牘主義。要緊密圍繞所提出的問題和公務事項的中心來寫，直陳事項，點到爲止，不兜圈子，不繞彎子，無須講客套話，也不講大道理，好像要教訓對方。
最後，內容要有分寸感，措詞要得體。提出的要求等事項，必須是切實可行，對方能辦
得到的，不要使對方爲難。對受文機關的態度也要正確。對上級要謙恭，謹慎，對同級
或不相隸屬機關，要友好，誠懇，對下級機關，要尊重，溫和。這些態度，要通過得體
的措詞，體現在函裏。得體的措詞，就是既要反對傲上慢下，盛氣凌人，也要反對恭維
逢迎，庸俗陳腐/在函的結尾處，可適當選擇一些常用的機關書面習慣語，如“爲要”，
“爲盼”，“爲荷”等等，向受文機關報表示禮貌。
