（一）表揚信的定義與功能
表揚信是用於表彰個人或集體的先進事蹟和模範行爲的書信，它是一種專用書信，可以由某單位、團體制發，也可以以個人的名義發出。
表揚信是一種建設精神文明的有效工具。在我們所生活的年代，總有一些在工作、道德、責任等方面表現非常突出的人物和事件涌現，譬如工作兢兢業業認真負責取得了超出常人的成績；
尊老愛幼樂於助人拾金不昧常做好事；
不顧自身利益和安危主動承擔艱苦危險的責任等。這些人物和事蹟都令人感動，所表現出的高尚的風格正是人類精神文明的體現。任何一個集體和個人，都有責任將這樣的人物和事蹟宣揚出去，讓人們爲之感動，並以他們爲榜樣，加強自身修養，從而提高全社會的精神文明水準。可以說，這就是表揚信的基本功能。
（二）表揚信的特點
1.真實性
優秀事蹟的動人力量往往來自它的真實性，如果是虛構捏造出來的虛假事蹟，不但不會動人，還會令人生厭，這就是所謂“真則精金美玉，僞則瓦礫糞土”。表揚信的真實性主要體現在兩個方面：一是敘事的真實，具體來說，就是時間、地點、人物、事件、原因、結果等要素，都與實際發生的事實相吻合；
二是評價的真實，一是一，二是二，不誇大，不拔高，評價準確恰當。
2.及時性
表揚信的製作和發佈要迅速及時，要麼是新近發生的，要麼是新近發現的，總之要新鮮。在這一點上，表揚信有些新聞的特性。事實上，一個做了好事的人，不可能到處宣傳自己的事蹟，而表揚信及時把這些好事宣揚出來，在特定範圍內產生的效果與新聞報道是類似的。新聞要求迅速及時，表揚信同樣也有這樣的要求。
3.宣傳性
表揚信是對精神文明現象的宣傳和表彰，它不僅是對當事人事蹟的一種肯定，更是對廣大民衆的一種積極影響，所以表揚信是公諸於衆的。這種表彰所產生的效果，就是移風易俗，使精神文明蔚爲風氣。
（三）表揚信的分類
1.內部表揚
所謂內部表揚，就是對本單位工作勤懇、認真負責、成績突出的單位或個人，或者某一感人的事蹟提出表揚。例如下面這篇短小的表揚信：
一號教學樓的樓管，每天都將無課的教室名寫在黑板上，方便了上自習的同學，也使上課的師生不再受干擾，我覺得應予以表揚和獎勵，同時也希望其他樓的樓管向一樓的學習！
這樣的表揚信，表揚者和被表揚者都在一個單位，彼此熟知，因此就少一些陌生和客氣，多一些真誠和親近，在本單位容易引起共鳴，自有其感人的力量。當然，這樣的表揚信不能太多，否則便沒有什麼新鮮感了。
2.外部表揚
這樣的表揚信更爲多見。所謂外部，就是來自本單位以外的表揚。多數情況下，表揚者與被表揚者在事先並不相識，但由於被某一事蹟所感動，表揚者特意撰寫表揚信寄送被表揚者的單位，宣傳被表揚者的事蹟。這樣的表揚信，顯得更爲鄭重，引起的反響更爲強烈。
（四）表揚信的寫作方法
1.標題
表揚信的標題一般只用“表揚信”三字即可，有時，也可採用另外的寫法，如以“××同學見義勇爲的先進事蹟”作標題，可以取得引人注目的效果。
2.稱呼
外部表揚信一般都是寄送給被表揚者單位的，所以稱呼要寫被表揚者的單位名稱。如果需要，也可以寫給被表揚者本人，那樣稱呼也就寫成了“××先生”、“××同學”、“××警官”等模式。
3.正文
表揚信的正文包括三大部分。
一是先進事蹟介紹。可具體寫一個感人的事件，也可以綜合寫平時的先進表現。這部分採用敘述的寫法。
二是評價和讚揚。這部分是表揚者對被表揚者事蹟的性質、意義、價值的肯定和評價，要寫得準確恰當，恰如其分。這部分採用議論的寫法。
三是表明態度或提出希望。表明態度就是表示自己一方如何向被表揚者學習，提出希望就是期待被表揚者單位的其他人員向被表揚者學習。
4.落款和日期
在正文之後另起一行簽署表揚者的單位名稱或個人姓名，再另起一行寫明日期。
【 例 文 一 】
表 揚 信
開元交警大隊領導：
你們好！
虎園路10號樓前8棵銀樺樹已有幾十年的樹齡，40多米高，但由於樹被白螞蟻蛀得相當利害，千瘡百孔，有的“外強中空”。居住在該樓的居民是提心吊膽，害怕颱風，每次颱風到來，居民們都要攜家帶口去親戚家投宿避難，難於安居樂業。經園林部門研究，決定對這些大樹進行處理，消除隱患。
2001年8月16日上午7：30，綠化工程處到現場，開元交警大隊公園中隊民警也同時到達現場，鼎力支持配合綠化工程處工作。尤其是林勳同志表現更爲突出。他從早上7：30～12：45爲止，一直在現場指揮來往川流不停的車輛，維持秩序，保證現場的安全，順利完成把大樹的樹枝、樹尾削短的任務。
這次任務很繁重，綠化工程處共派出各種車輛7部約30名工作人員操作，林勳同志與綠化工程處的同志齊心協力一道工作，在太陽下曝曬5個多小時，沒有休息，一直堅持到削樹工作結束，道路暢通才離開。他不怕苦不怕累，耐勞耐怨，兢兢業業的精神，爲民辦實事辦好事的精神感動了來往過路的廣大羣衆，綠化辦、綠化工程處的職工，虎園路10號樓住戶們，紛紛向他表示衷心感謝，他卻很謙虛地說：“沒有什麼，愛民、爲民辦實事、辦好事是我們交警應該做的。”這是多麼崇高和真樸的語言。綠化辦、綠化工程處的同志也說：“不僅這次這樣，只要我們需要，他們都會大力支持與配合。”
爲了表示對林勳同志的敬意和感謝，學習他的高尚品德，特給貴處領導寫此信，也應該感謝貴處的領導，培育出這麼高素質的交警隊伍，從林勳同志的身上，體現了我們交警隊伍的精神風貌，對事業兢兢業業，踏踏實實的幹，全心全意爲人民服務的精神。同志們辛苦了！老百姓不會忘記你們！
虎園路10號樓居民代表
退休老教師許錦燦
2001年8月19日
【 例 文 二 】
表 揚 信
尊敬的保定職業技術學院：
貴院學生劉伯龍奮力搶救兩名落水兒童一事，對我村廣大村民震動很大，村民們交口稱讚劉伯龍是黨和人民的好學生，貴院的領導和老師真是育人有方。
事情發生在今年2月18日下午4時左右，劉伯龍同學在村東散步，他聽到河對岸東馬村有幾名婦女在喊救命，便立刻加快腳步，發現河水中有兩名落水兒童在水中掙扎着，他邊跑邊脫掉上衣，沒來得及脫掉下衣就奮不顧身地跳入水中將一名落水兒童抓住救上岸來。當把第一名兒童救上岸的時候，第二名兒童已飄落水中央，劉伯龍又二次跳水把第二名兒童救上岸來。這時劉伯龍才感到這冬天河水的冰冷。當被救兒童的家長劉文元、劉澤學當知道自己的孩子被救、免遭一場大禍時都十分感動。
此事在我村反響很大。引起了我村黨支部、村委會的高度重視。劉伯龍同學這種奮不顧身搶救落水兒童的英雄事蹟，是學習、貫徹江總書記三個代表重要思想的具體表現。我西馬二村黨支部、村委會特向貴院有這樣的好學生表示衷心感謝！
此致
敬禮
安新縣寨裏鄉西馬二村黨支部、村委會
2002年3月3日
——選自保定職業技術學院網站
