表揚信通常由標題、擡頭、正文、結尾和落款五部分構成。
(一)標題
一般而言，表揚信標題單獨由文種名稱“表揚信”組成。位置在第一行正中。
(二)稱謂
表揚信的稱呼應在開頭頂格寫上被表揚的機關、單位、團體或個人的名稱、姓名。寫給個人 的表揚信，應在姓名之後加上“同志”、“先生”等字樣，後邊加冒號。若直接張貼到某機 關、單位、團體的表揚信，開頭可不必再寫受文單位。
(三)正文
正文的內容要另起一行，空兩格寫。一般要求寫出下列內容。
1.交代表揚的理由
用概括敘述的語言，重點敘述人物事蹟的發生、發展、結果及其意義。敘述要清楚，要突出 最本質的方面，要讓實事說話，少講空道理。
2.指出行爲的意義
在敘事的基礎上進行評價、議論，讚頌該人所作所爲的道德意義。如指出這種行爲屬於哪種 好思想，好風尚，好品德。
(四)結尾
該部分要提出對對方的表揚，或者向對方的單位提出建議，希望對某某某給予表揚。如“某 某某同志的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚。”寫給本人的表揚信，則應適當談些“ 深受感動”、“值得我們學習”等方面的內容。並要求在結尾處寫上“此致敬禮”等結束用 語。但“此致”、“祝”、“謹表”、“向你”等字寫在末尾，其餘的字，要另起一行，頂 格寫。
(五)落款
落款應寫明發文單位名稱或個人姓名。並在右下方註明成文日期。
物業員工表揚信致XX物業公司XX處：
我們是X棟X-X的業主，特以此信表達我們對貴公司保安部的XXX和保潔部的XX兩位同志認真負責的工作態度的最誠摯的感謝之意。
6月7日下午，XXX和XX兩位同志到我們家中進行空調過濾網清潔和電話機、門把手消毒等工作。在一個小時左右的工作時間裏，他們表現得非常專業和勤勉，始終保持着親切的微笑，一點也沒有因爲是提供免費服務而讓這項工作的質量打折扣。其中，我們家有一臺長時間都沒有清洗過的空調機，裏面積了很多塵垢，兩位同志耐心細緻，不怕髒不怕累，用了很多辦法，花了很多功夫才把過濾網清洗乾淨。工作結束後，兩位同志連一杯水一點水果都婉拒了，然後悄然離開。
XXX和XX兩位同志兢兢業業的工作態度深深感動了我們，通過他們的行爲，展示了貴公司基層員工的精神風貌，也更加感受到XX地產XX物業始終都踐行着“XXXXX”這個質樸而真誠的經營理念。
在此借這封信，再次表達我們對兩位同志的感謝之意，以及平時在日常工作中接觸到的每一名爲我們業主提供耐心細緻服務的保安員、保潔員、工程維修員、物業前臺人員等等基層員工，都致上我們最誠摯的感謝，希望貴公司能像善待我們業主一樣，善待公司裏的每一名員工，改善基層員工工作環境，提高基層員工福利待遇，增加他們的工作積極性。希望貴公司珍惜現在所擁有的這筆最寶貴的財富和資源，讓一切普通員工都能獲得較高的職業歸屬感、認同感和成就感，並始終保持“XXXXX”這種良好的工作理念和施行狀態，讓我們都繼續安寧祥和的生活在這個溫暖的XX大家庭!
XX業主
xx年x月x日
