建議書是無言的銷售人員，它能代替銷售人員同時對不同的對象銷售，突破了時間與空間的限制；它是銷售過程的全面彙總，也是客戶取捨評斷的依據。
建議書的準備技巧
撰寫建議書前，您先要準備好撰寫建議書的資料，這些資料是您從銷售準備開始時就應留意的，因此，建議書的資料取自於銷售準備、詢問調查、展示說明等各個過程，，您在這些銷售過程對客戶的瞭解及對客戶的影響，是建議書成敗的主要因素。
撰寫建議書前要收集哪些資料呢？
把握客戶現狀的資料：
例如保險業的經紀人要知道客戶的資料有： ·目前參加了那些保險；
·年齡；
·家庭人口數；
·小孩的年齡；
·職業狀況；
·收入狀況；
·身體狀況。
正確分析出客戶感覺到的問題點或想要進行的改善點：
找出客戶對現狀感到不滿的地方，若您的銷售對象是企業，可以收集各個使用人員對現狀的意見。
知道了客戶對現狀的不滿意點，銷售人員就能進行構想出改善的方法。
競爭者的狀況把握：
您要掌握住競爭者介入的狀況及競爭者可能帶給客戶的優缺點、提供客戶的各項交易條件等，獲得競爭者的情報，您在做建議書時就能抵消競爭者的銷售對策，凸顯自己的優勢，協助客戶做正確的選擇。 瞭解客戶企業的採購程序：
銷售人員瞭解客戶企業的採購程序，才能知道建議書的傳遞對象，同時能把握住建議書是否在對方編制預算前即需要提出，以獲得預算的編制。
瞭解客戶的決定習慣：
有些客戶做購買決定時，習慣收集很詳細的資料，鉅細糜遺。有些客戶習慣於重點式資料，而要求銷售人員到場對建議書說明。因此事先了解客戶購買決定的習慣，您能做出合於客戶味口型式的建議書。
建議書的撰寫技巧
建議書的撰寫技巧能幫助您達成建議書的目的，建議書是一個溝通的媒介，它最終的目的是希望獲得訂單。 如何能讓客戶看了您的建議書後馬上籤約呢？您要能滿足兩個條件：
1、讓客戶感到滿足
讓客戶感受到需求能被滿足，問題能夠得到解決。
客戶花錢進行購買行爲時，一定是對現狀不滿或想要改善現狀，當客戶心裏有了這種想法，正在摸索進行時，若是您能即時地提供客戶一套適合於解決客戶問題的建議案，無異於幫了客戶的大忙。
如何才能提出上面這種建議案呢？關鍵點在建議書的準備技巧中所提的——要能正確地分析客戶的問題點。
2、與關鍵人物的溝通 您還要與承辦人、承辦單位主管、使用人、預算控制部門、關鍵人士能做有效溝通。
一份建議書不一定會完全經過這五種人過目，此處我們以這五種人做例子，提醒您撰寫建議書時如何和這些對象做有效的溝通。
承辦人：
負責承辦的人是代表企業和您溝通的第一線人員，他扮演的角色往往要能替您向企業的上級人員解釋說明產品的特性、效用、能改善多少問題、能提升多少效率……等，因此，以承辦人的立場，對各項細節都希望能獲得充分的信息。所以您撰寫建議書時，對各個細節部分要嚴密，不得有破綻，可用附件的方式補充說明，務必要讓承辦人能回答上級可能提出的問題。 承辦單位主管：
承辦單位的主管，多半對瑣碎的細節無暇過目，並且以主管的立場而言，他對結果較注意，至於導出結果的原由細節，他是授權給承辦人員去審覈。因此，建議書中的“主旨”“目的”“結論”是承辦單位主管關心的重點。您在撰寫建議書時的“主旨”“目的地”“結論”要能滿足承辦單位主管的需求。
使用人：
對使用人而言，建議書撰寫的重點是針對使用人提出的現狀問題點及希望改善的地方，詳細地說明採用新的產品後能解決他們的問題。
預算控制部門：
預算控制部門人員關心的重點是費用預估，是否合於預算。因此，關於費用部份，您在撰寫建議書時，務必清楚明確地寫清各項費用狀況，並以清楚地報表彙總各明細，讓他們能一目瞭然。
關鍵人士
關鍵人士關心的重點有兩項，一爲效用，另一爲優先順序。
關鍵人士位處企業的高層，他的判斷點多爲產生的效用對企業的營運有哪些幫助。例如您的產品對增加銷售人員的業績有幫助，關鍵人士將能認同這種效用。
另外，優先順序也是關鍵人士判斷的重點，因爲關鍵人士是從企業全盤的角度思考事情，他往往面臨的不是單一事件，因此，他會權衡完全不相干的兩件事情，而做出執行上的優先順序，因而，若銷售人員疏忽了這方面的考慮，往往被關鍵人士判定暫緩而前功盡棄。 若您撰寫建議書時能技巧地滿足上面的兩個條件，相信您的建議書一定具有強烈地說服力，能稱職的扮演無言銷售人員的角色。
3、把握競爭者的狀況
您要掌握住競爭者介入的狀況及競爭者可能帶給客戶的優缺點、提供客戶的各項交易條件等，獲得競爭者的情報，您在做建議書時就能抵消競爭者的銷售對策，凸顯自己的優勢，協助客戶做正確的選擇。
4、瞭解客戶的採購程序
銷售人員瞭解客戶企業的採購程序，才能知道建議書的傳遞對象，同時能把握住建議書是否需要趕在編列預算前提出，以獲得預算的編制。 5、瞭解客戶的決定習慣
有些客戶做購買決定時，習慣收集很詳細的資料，鉅細糜遺。有些客戶習慣於重點式資料，而要求銷售人員到場對建議書說明。因此事先了解客戶購買決定的習慣，您能做出合於客戶味口型式的建議書。
建議書的構成
有十個項目是準備一份完整的建議書不可缺少的。
·封面及標題
·問候
·目錄
·主旨
·現狀
·建議書改善對策
·比較使用前及使用後的差異
·成本效益分析
·結論
·附件
下面，我們一一加以說明。
1、封面及標題
·標題可從配合客戶企業的政策及策略的方向擬訂，如提升效率、提高士氣、增進員工福利……等，能讓客戶覺得您的建議案對執行企業的政策、策略有幫助。
·封面可選用較好的材料，可依提案的產品性質如理性或感性的產品，給予適當的選擇。(管理錄 )
·封面設計大方，具有條理的感覺。
·封面要表明主題、提案人、日期。
·封面可依建議書的厚薄，考慮裝訂的方式。
·在撰寫標題時，應加入實際的標的物。如現狀分析，可加上“貴企業使用〇〇型電腦現狀分析”；效益分析，可加上“使用××型電腦帶給貴企業的效益。”使閱讀建議書的人有臨場的感覺，並能讓您的建議書生動活潑。
2、問候
·首先您要表達的感謝是您的客戶給您提供了機會，讓您能進行銷售的動作。
·感謝相關部門給您的協助，同時藉以表明您爲了給客戶的建議案，投入了相當大的時間與精力。
·問候感謝辭不宜過長，感謝時以企業及部門爲對象，儘量不要講出個別感謝的對象。
3、目錄
各段標題的秩序，建議可循下列順序：
4、主旨
建議書的主旨應從客戶企業想要達成的目標着手擬製，要能指出採用建議案後，能達成的目的及優點。同時，建議書的主旨還要儘可能地簡潔扼要。
5、現狀分析
·分析主要的問題點及產生的原因。
·問題點的分析要依據銷售人員調查的資料，必要時事先要獲得客戶企業相關人員的確認。
·問題點必須是客戶有興趣、關心的。
·原因的把握要得到客戶的認同。
6、建議改善對策
您的對策要能針對問題點的原因進行改善，並能清楚地讓客戶理解，同時還要有具體的資料證明您的對策是可行的。 7、比較使用前及使用後之差異
在建議書中，您要比較使用前（現狀）及使用後（建議案）的差別，比較時要提出具體的證明，如目前每日產出1000單位，自動化後每日產出1500單位，對購買決定有影響的有利點及不利點都要進行比較，以便客戶能客觀地判斷產生的差異。不過，要注意的一點是：比較時僅提出結果比較，詳細原因部份可以用附件做說明。
8、成本效益分析
建議書的成本計算要正確合理，效益包括有形的效益及無形的效益，有形的效益能數值化。效益必須是客戶也能認定的。
9、結論
結論是彙總提供客戶的特殊利益及效益，結論要能要求訂單。
10、附件
附件要容易查詢，每一個附件都要有標題和頁碼。
雖然不是所有的產品都需要使用到建議書，但若您銷售的產品是附加價值較高、可改善客戶的效率或能解決客戶的問題，此時，建議書是不可缺少的銷售利器。
建議書是利用文字的組合進行銷售，建議書的邏輯架構及表達陳列的方式，能顯現出您是否夠專業，學習建議書的撰寫技巧是讓閱讀建議書的客戶感受到您專業，而更能認同您的建議。
記住撰寫建議書時，隨時提醒自己：
·潛在客戶爲什麼要接受我的建議書？
·還有哪些點能幫助客戶做迅速、正確的決定？
