第一章 總 則
第一條 爲加強公司各類檔案的管理，確保檔案資料保存安全、完整，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第二章 檔案管理機構及其職責
第三條 檔案管理由綜合辦公室統一管理，並指定專人負責公司檔案管理維護工作。
第四條 公司各部門、各水廠應指定專人負責檔案整理和歸檔工作，公司員工均有保護檔案的義務。
第三章 檔案的分類及保管期限
第五條 檔案的分類及保存期限
(一)本級黨的代表大會、共青團代表大會、職工代表大會，大會的一套材料存永久。代表大會的通知、日程、參加人名單、會議決議、選舉的結果、會議的報告、會議材料等。
(二)本級黨委、政協、紀委、共青團、工會、婦聯、執委會、全體委員會會議、政府常務會、辦公會議的文件材料，公報、決定、決議、記錄、紀要、討論通過的文件、領導人講話、參加人員名冊永久保存。
(三)本企業董事會、監事會、股東會構成及變更材料會議形成的通知、議程、報告、決定、決議、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件、參加人名單、在履職和維權過程形成的文件，永久保存。
(四)本企業資本登記、資本變動、融資文件材料、股權轉讓、債券融資、股東股權登記等材料永久保存。評估報告、審計報告永久保存。本企業資產管理文件，土地、房屋、基礎設施、不動產產權登記、自然資源所有權、商標權、專利權等永久保存。
(五)本機關黨的、行政的辦公會記錄、紀要永久保存。
(六)本機關召開的工作會議、專題會議的文件材料，會議的請示、批覆、議程、決定、決議、總結報告、記錄、紀要、會議的材料及聯合召開的會議等永久保存。
(七)上級機關、上級領導檢查、視察本單位工作時形成的重要文件材料、講話、照片等永久保存。
(八)本單位向上級主管單位的請示、報告有批覆的存永久，無批覆重要事項存30年，無批覆一般事項存10年。
(九)本單位收到的有關機關、上級主管單位機構制發的文件材料，涉及本單位經營管理主要事項存永久。
(十)本單位與其他單位或企業發生的業務往來、戰略合作協議、合同、協議、公告、公示、審計、法律事務、保險等存永久。
(十一)本單位的業務文件材料
1、本單位制定的管理辦法，中長期規劃綱要，經營決策文件永久保存。
2、本單位年度工作計劃、總結、任務目標永久保存。
其中：黨的工作年度計劃、總結永久保存。
行政的工作年度計劃、總結永久保存。
工會的工作年度計劃、總結永久保存。
團委的工作年度計劃、總結永久保存。
各個廠的的工作年度計劃、總結永久保存。
各部門的年度計劃、總結存30年。
3、統計報表：反映本單位年度的各項各類年報表永久保存。
(1)黨的黨員、黨組織報表等永久保存。
(2)行政向上級報的報表永久保存。
(3)廠的生產年、月報表(反映生產狀況，生產任務完成情況)永久保存。
(4)團員團的工作報表永久保存。
(5)教育培訓、安全、計劃生育、檔案統計、人力資源、勞資等，凡是向上級交的表都應存檔，年度表永久保存，月季報表如果沒有同類年報表，提高檔次永久保存。
(6)物質統計報表永久保存。
(7)工業普查報表永久保存。
4、本單位編輯、編寫的文件材料永久保存。
5、本單位財務管理制度、規定、辦法永久保存;財務預算、決策永久保存;財務年計劃、總結30年。
6、人力資源管理辦法、制度、規劃、決定報告等永久保存;人員的錄用、轉正、聘任、調資、定級、定職、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫卹、安置等文件永久保存;任免、升降、獎懲、考覈、職稱評聘等永久保存;勞動合同永久保存;獲省部級以上表彰、獎勵的永久保存，以下30年;收到警告(不含)以上處分的永久保存，警告30年;職工調動工作的行政、工資關係的介紹信，存根永久;每年底在冊職工名冊永久保存。
7、黨員名冊每年底寫一份存永久;轉出、轉入黨團組織關係的介紹信及存根永久保存。
8、共青團勞動競賽、表彰先進、團費管理、重要的文體活動永久保存。
9、本機關大事記、組織機構沿革永久保存。機構設置、撤併、名稱更改、印章啓用和作廢永久保存。
10、企業認、達標等活動的呈報、審批材料、企業獲得的資質、信譽證書永久保存。
11、本企業生產組織、質量、能源、設備、安全、消防、環保、計量、科技、信息化、標準、圖書、機要、檔案、保密、保衛、綜合治理、信訪、外事、情報、市場營銷等管理文件重要材料、計劃、總結永久保存。
12、環境保護工作制度、總結、環保調查、監測、分析永久保存。環境影響評價書、環保污染防治措施、總結、報告、污染事故搶救、調查、處理文件材料永久保存。
13、企業住房、房產分配、出售、出租工作文件材料永久保存。職工承租、購置企業房產的合同、協議有關手續永久保存。
14、新聞媒體對本企業重要活動、重大事件、典型人物的宣傳報道永久保存。本企業文化建設、紀念、慶典活動重要的永久保存。一般的30年。
15、除紙質材料外，有保存價值的光盤、照片等永久保存。
第六條 檔案存放地點及歸檔時間
1、公司各部門、各水廠檔案統一存放於公司總部檔案室。
2、公司各部門、各水廠上一年度檔案於本年度2—3月按要求交至公司檔案室，5—6月由檔案整理人員對上一年度檔案進行整理和系統錄入。
第四章 歸檔要求
第七條 立卷
1、正本在前，定稿在後爲1件;正文在前，附件在後爲1件;原件在前，複製件在後爲1件;轉發文在前，被轉發文在後爲1件;覆文在前，來文在後爲1件;批覆在前，請示在後爲1件;漢文本在前，少數民族文字在後爲1件;中文在前，外文在後爲1件。文件處理單應與文件爲1件，不應單獨存放。草稿，修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，一般情況下都不需保存。報表、名冊、圖冊等一冊(本)爲1件(原裝訂本不拆)。
2、跨年度的請示與批覆，放在批覆年立卷，跨年度會議文件放在會議開幕年立卷，跨年度的規劃文件放在規劃批覆年立卷。
3、卷內文件資料按時間順序排列，時間相同的可順序排列。
4、卷內文件材料需根據卷內目錄編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁正面的右上角。
第八條 案卷質量
1、案卷封面，應做到工整，清晰，封面文字應能準確反映出卷內文件材料的內容。
2、卷內文件需完好、清晰，破損的文件要進行裱糊。
3、案卷卷首爲《卷內目錄》，卷內文件沒有提名的，由文件整理人員根據內容擬定標題。
4、案卷裝訂前要拆除金屬物。
5、案卷卷末爲《備考表》應寫明立卷人，審覈人，立卷時間。
6、歸檔部門應指定專人將歸檔文件分類別按照歸檔要求編制歸檔文件目錄，與歸檔文件一同交至公司檔案室。檔案整理人員負責對目錄與存檔資料的一致性進行審覈，審覈不合格的將退回存檔部門重新整理。審查合格的檔案由檔案整理人員按類別存放於檔案室。
第五章 檔案的借閱
第九條 檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳;外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
第十條 公司原始檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，需由申請借閱部門填寫《檔案借閱審批表》，經申請部門經理及綜合辦公室負責人審批後方可借出。借出文件資料應由申請借閱部門負責，在規定時間內及時歸還。
第十一條 需對檔案文件資料進行復印的，應由申請借閱部門填寫《檔案借閱審批表》，完成檔案借閱登記手續後方可借閱複印檔案;不需複印及借出的，需填寫《檔案查閱單》，完成查閱登記手續後方可借出。
第十二條 借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經總經理批准。
第十三條 借閱檔案人員必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
第十四條 任何部門和個人都不得將檔案任意保留和私藏。
第六章 檔案的銷燬
第十五條 對經鑑定沒有保管價值的檔案，需填寫《檔案銷燬清單》，由總經理批准後方可進行統一銷燬。
第十六條 檔案銷燬工作須有2人在場方可進行，由檔案遞送部門指定專人負責銷燬，綜合辦公室指定專人監銷。
第七章 附則
第十七條 本辦法未盡事項按國家法律、法規、總公司、和本公司依法制定的規章制度執行。
第十八條 本辦法由綜合辦公室負責解釋，自下發之日起施行。
