機關幹部必須具備的接待工作知識
隨着形勢的發展變化和各級領導作風的不斷改進，黨政機關上下之間、內外之間的聯繫越來越廣泛，做好接待工作，已成爲各級機關的一項重要工作，這種情況要求我們每個機關幹部必須具備一定的接待工作知識。
一、做好接待工作有哪些重要意義
接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風的窗口，也是聯繫和增進感情的紐帶。搞好接待還是爲上級領導機關和來訪者創造良好工作環境的前提。作爲一名機關幹部，決不能把接待工作看作是小事，而應當把它當作一件事關單位榮譽和建設的重要工作，以高度負責的態度認真做好。針對接待對象的民族、地位、職業、習慣等特點，因人而異，從細微處入手，開展人性化服務，是做好接待服務工作的關鍵。因此，新形勢下的公務接待工作不是全局卻事關全局，不是中心卻牽動中心。用七個字來概括它，就是“形象、環境、生產力”。說是“形象”，因爲它可以充分展示一個地方的精神面貌;說是“環境”，因爲它是一個地方投資環境的重要組成，而且是服務環境的展示窗口;說是“生產力”，因爲它能聚集人氣，獲得政策，贏得支持。
二、接待工作的種類
接待工作種類很多。按對象分，有對上級領導機關的接待，有對地方領導和羣衆的接待，有對友鄰單位和部屬的接待;按規模分,有對團體的接待，有對工作組的接待和對個人的接待;按準備時間分，有預先準備的接待，有倉促準備的接待，有毫無準備的接待。
三、接待工作的一般程序和主要內容
就某一次接待來說，通常分三個階段進行：準備階段，實施階段和收尾階段。以接待上級領導機關工作組爲例，在每次接待的三個階段中，一般要做好以下工作。
1.瞭解情況。當受領接待任務後,首先弄清對方的人數、職務、乘坐車種(車次)、航班到達時間、來的意圖、可能停留的時間及我方領導在接待方面的意圖和要求。
2.安排食宿。根據瞭解到的情況，及時與管理部門一起相應地安排房間，並督促服務人員搞好室內衛生，準備好冷熱水等;根據已確定的伙食標準，預先通知管理部門和招待所,安排好就餐。
3.接站(機)。根據客人乘座的車次(航班)時間，提前到車站(機場)迎接，幫助客人拿好行禮，引導客人出站乘車。
4.迎接。事先在來人預定到達的位置等候，客人到達後，要熱情相迎,主動作自我介紹，引導客人到宿舍洗漱和休息。
5.引見。客人安排就緒後，及時向單位有關首長報告，雙方領導接觸時，必要的情況下,接待人員要向對方介紹我方領導的身份。
6.掌握活動情況。瞭解和徵求上級領導來到後活動的方式和工作安排，做到心中有數。
7.準備好活動場所。事先通知雙方有關人員，督促我方服務人員搞好保障。
8.就餐。計算好就餐人數，並事先通知我方陪餐人員，必要時要安排好就餐桌次和坐次。
9.安排好課餘活動。根據客人的興趣愛好，提前考慮安排好課餘時間的文娛活動。
10.預定返程票。提前瞭解客人離去的日期，預定好車票。
11.送行。預先準備好車輛,通知我方領導送行。
12.通知接站單位。及時通知客人去往單位迎接。
13.做好收尾工作。及時與有關部門結清賬目，做到客人送走，事情辦完。如果上級領導還要在本單位活動一段時間,併到所屬單位視察或調研,要提前通知所去單位，並將所去意圖、活動時間安排、是否食宿等問題交待清楚，使客人所去的單位提前做好準備。同時，隨從人員要做好服務保障工作。
四、接待原則
細節決定成敗，細節見精神、細節出品碑。做好接待工作要有強烈的細節服務意識，有慎密的細節服務精神，從細節抓起，抓好細節。要樹立“貼近客人，把客人當親人”的理念，帶着感情做接待，主動了解客人的需求，想客人之所想，急客人之所急，以客人滿意爲榮，以客人滿意爲樂。盡力縮短自己與客人之間的心理距離，使客人賓至如歸、樂而忘返之感。同時注意一下原則：
1.歸口管理的原則：接待工作統一歸口辦公室管理，辦公室具體承辦接待工作。
2.對口接待原則：省市部門、兄弟縣市和縣內各單位聯繫工作確需要接待的人員，由辦公室按統一標準進行安排接待，相關領導和相關股室人員對口陪同。
3.事前審批原則：所有接待事項，必須事先按規定的審批程序報批，未經批准不予接待。
4.勤儉節約的原則：接待工作既要熱情周到，禮貌待客，又要厲行節約，杜絕奢侈浪費。
5.定點接待原則：根據不同接待對象，確定不同的接待地點進行定點接待。辦公室要與定點單位訂立接待協議，明確各自責任，規範接待管理。
五、做好接待工作應注意的幾個問題
無論什麼樣的接待，都要堅持做到熱情、周到、樸實、勤儉。
1.思想一定要端正。要注意克服幾種不正確的觀念:①等、靠的觀念。有的同志往往把接待工作只看作是管理部門的事，工作缺乏主動性。實踐證明，這種態度是做不好接待工作的，必須樹立以我爲主搞接待的觀念。②低人一等的觀念。把接待工作看作是一種侍候人的工作，感到不光彩，這是不正確的,必須樹立服務光榮的觀念。③只有錢多才能接待好的觀念。認爲滿意靠錢買，沒錢難接待。事實上,接待工作更多的是靠服務周到。應樹立錢少更要接待好、也能接待好的觀念。
2.工作一定要很細。做好接待工作要腦勤、嘴勤、腿勤，要想得很細，做得很實。接待中許多問題往往都出在一個“粗”字上，所以，搞接待一定要細之又細，切不可粗枝大葉。
3.態度一定要熱情。不管來訪者身份高低、“牌子”大小，一定要笑臉相迎，歡顏相送，使來訪者有入門三分暖，好似“賓至如家”之感。
4.接待要有針對性。接待工作是一門科學，有很多學問，被接待的人員興趣不同、愛好各異，要有的放矢，區別情況,有針對性地搞接待。
5.要很能吃苦。搞接待是個苦差事，人家休息自己忙，心累、腿累，辛苦又緊張，遇到一些矛盾和棘手問題，往往也很難處理，儘管如此，稍有疏忽可能還要挨批評。這就要求接待人員既要有很強的吃苦精神，又要有不計名利的思想品質，只有這樣，接待工作才能真正做好。
