在涉外交往時，與外國人互換名片，通常在下述幾個方面必須嚴格地遵守禮儀規範。 其一，是參加涉外交往時，應隨身必備名片。按照慣例，在外事活動中，一般不宜主動向外國友人索取名片。然而，當對方主動提議互換名片，率先將名片遞送過來，或是我方有必要進行較爲周詳的自我介紹、在拜訪外人員需要經由他人代爲通報時，都需要使用自己的名片。因此參加涉外活動前，即應將本人的名片裝入專用的名片包，或是放在上衣口袋之中，以供隨時取用。
其二，是遞送本人名片時，應當彬彬有禮。需要將本人名片遞交給外國友人時，應當起身站立，走向對方，面含笑意，以右手或雙手捧着或拿着正面面對對方的的名片，以齊胸的高度，不緊不慢地遞送過去。與此同時嘴裏應當說明：“請多關照”，“請多指教”或是“希望今後保持聯絡”。同時向多人遞送本人名片時，可由尊而卑或近而遠，依次而行。
其三，是接受他人名片時，應當畢恭畢敬。當他人主動將名片遞給自己時，一定要表現出自己的恭敬、重視之意。首先要起身站立，迎上前去，中稱“謝謝”。然後，務必要用右手或雙手並用將對方的名片鄭重其事地接過來，捧到面前，仔細默唸一遍。最後，應將對方的名片收藏於自己的名片包或是上衣口袋內，並隨之遞上自己的名片。
其四，是參與國際交往時，當熟知名片的特殊用途。在國際交往中私人名片還可以發揮下列幾種特殊作用。第一，可以之代替私人書信。第二，可以之代爲引薦他人。第三，可以代替送禮時專用的禮單。第四，可以之在拜訪時代爲通報或代替留言。第五，可以之向親朋好友通知本人的有關變動。
