一、 成立組委會.
1、職責：第三屆集郵文化節的總體策劃，組織領導及活動方案 審定，重要問題的研究、決定與協調的平衡。
2、成員：顧 問：周平良老師（職師院分團委書記）
總策劃：毛貴林
委 員：集郵協會理事會成員，職師院分團委
二、職能部門：
一）宣傳助理組：
職責：採購（財務部），
橫幅、展板、海報（宣傳部），
網站發佈活動宣傳（網絡部），
電腦音響話筒維護（副會長）。
介紹郵票小知識（收藏部）
二）聯絡協調組：
職責：發送請柬，聯繫事務，拉贊助（外聯部）。
三）活動競賽組
職責：負責接收並記錄好慢遞信件的送出日期，燈謎活動流程以及慢遞活動的介紹，及獎品的設置（辦公室）。
四）安全保衛組：
職責：負責保護郵品，維護活動正常運行的秩序（院分團委兩個部門、協會全體成員）。
五）後勤保障組
職責：負責水，文件等的輸送，場地的佈置（組織部）。
六) 突發事件處理組
職責:隨時觀察活動現場情況,針對突發事件,確定處理
方案.及時通知副會長（副會長、部分會員）。
三、活動要求：
1、人人蔘與，實行活動責任制。各項職能組和分項活動組明確分工，周密籌劃，各負其責。遇到人員不夠積極服從調動，發現不足勇於提出。
2、積極營造集郵文化節的氣氛和氛圍。
3、充分調動協會成員的工作積極性，以集郵文化節爲契機，提高會員的能力和素質。
4、發揮協會成員的特長，提倡以個人的才能爲節日增光添彩。
5、服從組織和領導的分配和安排。
6、需用海報、展板、橫幅進行宣傳，以及活動之後海報，橫幅的宣傳，要讓全校的人都知道集郵協會和集郵協會所舉辦的活動。展板提前一週宣傳，務必保管好不要丟失。
7、在校報安排人進行發表報道，在校廣播站進行定時的報道。
8、地下通道橋樑上用紅紙寫“方寸藏精華，集郵知天下 大型郵展”大字。
9、開幕典禮謝幕後，及時安排人清理現場，以減少物品丟失。
10、填寫慢遞信件現場多安排人，謎面按順序掛，並告訴會員具體進行。
四）籌備計劃：
1、第一階段：（11月16日）
A、制定節日活動方案，做好人事安排和預算計劃。
B、召開協會及部長會議，全面部署籌備工作。
C、分組召開專項會議，討論，研究本組活動的實施細則並公佈
2、第二階段（11月19日）
A召開分組會議，落實各項活動及事務安排。
B 召開組委會，全面檢查活動籌備情況。
C 各部門按計劃執行集郵郵展的各項任務。
3、第三階段（11月22日）
A、各組嚴格，務實執行具體方案。
B、各組長負責監督並及時性組委會彙報工作。
4、第四階段（11月24日）
A、全面部署工作。
B、大力宣傳本次活動，以海報，展板及橫幅方式。
五、活動安排：
1、集郵郵展開幕（20XX年11月26日星期天上午9：00）
2、集郵知識講座（201年11月26日 接開幕式後）
3、校園慢遞活動（20XX年11月26日）
4、郵展猜燈謎（20XX年11月26日）
5、中午安排領導休息 （看天氣情況）（20XX年11月26日）
六．後期安排
1、 活動畢後，立即歸送物品。
2、 活動完畢後兩天取下橫幅，各部長三天內交活動總結。
3、 一週內做好財務彙報工作。
4、 會員及參與部門人員獎勵。
活動預算實施一覽表
項 目 | 價格/元 | 數量 | 開始時間 | 完成時間 | 負責人 | 備 注 |
紅 紙 | 12 | 40張 | 孔慶輝 | |||
白 紙 | 4.5 | 15張 | 孔慶輝 | |||
橫 幅 | 150 | 5條 | 萬歆鈺 | 可拉贊助 | ||
展 板 | 2塊 | 毛貴林 | 向社聯借 | |||
租 車 | 300 | 1輛 | 毛貴林 | |||
座位牌 | 10 | 25 | 鮑博涵 | |||
郵展目錄 | 30 | 100 | 孔慶輝 | 0.3/張 | ||
請 柬 | 40 | 80 | 孔慶輝 | |||
集郵燈謎 | 50個 | 萬歆玉 | ||||
膠 水 | 12 | 10瓶 | 孔慶輝 | |||
小紅燈籠 | 50個 | |||||
禮 儀 | 6 | 毛貴林 | 院禮儀隊 | |||
借桌子 | 6張 | 毛貴林 | 到社聯 | |||
小鐵絲 | 4 | 10米 | 孔慶輝 | 有發票及印章或複寫紙 | ||
花 籃 | 18元 | 1個 | 孔慶輝 | 租借 | ||
鮮 花 | 20 | 數小盆 | 孔慶輝 | 租借 | ||
禮 品 | 100 | 若干份 | 孔慶輝 | |||
榮譽證書 | 36 | 35個 | 孔慶輝 | 印製 | ||
借椅子 | 30 | 毛貴林 | 到社聯或會員自帶 | |||
借大展板 | 2塊 | 毛貴林 | 到社聯 | |||
借立式展板 | 4塊 | 毛貴林 | 到社聯 | |||
借紅綢子 | 1條 | 江南雨 | 到院辦 | |||
插 座 | 3副 | 毛貴林 | 向電子協會借 | |||
借帳篷 | 3頂 | 毛貴林 | 到社聯 | |||
桶裝水 | 16.5 | 3桶 | 孔慶輝 | |||
紙 杯 | 7.5 | 3打 | 孔慶輝 | |||
飲水機 | 2臺` | 毛貴林 | 自帶 | |||
嘉賓簽名單 | 0.7 | 5 | 孔慶輝 | |||
錄製活動音頻 | 跽博涵 | 電子協會幫忙 | ||||
低音箱 | 1組 | 跽博涵 | 社聯借 | |||
音響話筒 | 4 | 跽博涵 | 社聯借 | |||
雙面膠 | 3 | 6 | 孔慶輝 | |||
加印活動議程 | 28 | 12 | 孔慶輝 | |||
打印策劃書 | 6 | 10 | 毛貴林 | |||
燈謎題計分表 | 0.6 | 4張 | 孔慶輝 | 一份存稿三份計分 | ||
毛筆 | 30 | 3枝 | 孔慶輝 | 看能否借用 | ||
墨水 | 12 | 1瓶 | 孔慶輝 | 看能否借用 | ||
宣紙 | 20 | 10張 | 孔慶輝 | 老幹部題字 | ||
瓶裝水 | 20 | 1箱 | 孔慶輝 | |||
印戳 | 70 | 1枚 | 毛貴林 | 去市區 | ||
慢遞卡片 | 60 | 100 | 江南雨 | |||
信封 | 10 | 100 | 江南雨 | 自己設計 | ||
筆 | 12 | 1盒 | 孔慶輝 | |||
本次活動預計發費 | 1032.8元 | |||||
場地佈置和工作人員要求：
1、11月25日下午16：00所有工作人員一律到場。
2、戴五洲等高個子掛橫幅，要注意安全，其他人貼海報擺桌子，掃地等清潔工作。動作要迅速。桶裝水，紙杯等提前一天準備好（戴五洲負責）。
3、嘉賓簽名名單，賀卡，信封，筆等提前給桂婷負責
4、信封，花籃提前一天準備好（孔慶輝負責）
5、活動介紹音頻提前三天給江南雨（帶筆記本電腦）。負責控制檯要專注，切不可馬虎大意。
6、委派6名禮儀隊員站在門口，當市郵協專家臨近是同聲說：“江西農業大學集郵協會歡迎您！”（提前排練好 -院禮儀隊）。
7、11月26日早晨6：30所有工作人員一律到場。活動進行時，工作人員不得大聲叫喊某人姓名或扎堆聊天，不能到處奔跑，要沉着，冷靜。要主動介紹活動。
8、禮儀小姐要熱情微笑，禮貌待客，服務周全。要有代表集郵協會的形象的心態.
人員要求：
1、所有工作人員一律7：00到場，佩帶工作證，會員證。
2、前天晚上把地面，前面清理好，
3、賀卡弄好。
4、鐵絲孔慶輝負責買，（收據要寫詳細有商店印章或複寫紙）。
5、工作人員不得扎堆聊天，翹二郎腿等不雅動作。
7、6位禮儀要面帶微笑，說：“集郵協會歡迎您！”
8、現場有學生會保衛部負責維持秩序。
9、展板跽博涵負責看管。
一定要保管好參展的郵品！！！
突發事件組：
1.各部門負責事情未按時完成。
處理方法：其餘部門需立即幫助，協調完成即定任務。
2.領導的車路遇堵車。
處理方法：整個活動推遲，一直等到領導到校。
3.參觀人數不夠。
處理方法：立即派會員進行宣傳，如走寢室宣傳，發傳單等。
4.場地秩序混亂。
處理方法：加強人手，整頓秩序，會員一定不能離開展框，提高安全係數，確保郵票安全。
5、目錄和禮品不足。
處理方法：財務部長立即購買和印刷。
6、大學生活動中心未開門。
處理方法：活動前一天通知管理員，說明本次活動具體時間，留下聯繫方式。
7、如果天下大雨，活動推到下週，多雲天氣最好。
