一、會議記錄的概念
會議記錄是開會時當場把會議的組織情況和會上的主要內容記錄下來的書面材料。
二、會議記錄的特點
1．現場實錄性
會議記錄的一個顯著特點是寫作方式的現場實錄性，這個特點是其它任何事務文書所不具備的。
2.實際效用的多面性
會議記錄是一種全面反映會議情況的現場實錄，它不是專爲某單一、具體的目的而行文，它可以從多方面來爲社會管理工作服務，有多面的效用。
三、會議記錄的結構、寫法
會議記錄一般由會議組織情況和會議內容情況兩部分組成。
1．會議組織情況
(1)標題。有這樣幾種形式：一種是“某機關或機構（某年）某次（某某）會議記錄”的格式，如《XX公司1995年第X次辦公會議記錄》。一種是“某組織或單位某會議記錄”的格式，如《X X大學第X屆教職工代表大會第X次會議記錄》。一種是隻陳述事由的“某某會議記錄”的格式，如《發展鄉鎮工業座談會記錄》。
(2)會議時間。要寫得具體清楚，如“某年、月、日某時至某時”。
(3)會議地點。
(4)召集部門。召集會議的單位或機構的名稱。
(5)出席人。若是小型會議，要逐一寫明出席者的姓名、職務。若是大中型會議，可以只寫明出席人數和與會者的範圍。
(6)缺席人。若缺席人數少，要寫明缺席者的姓名、原因。缺席人數多，則只寫缺席人數。
(7)列席人。即因工作需要而參加會議的非正式成員。要寫出其單位、職務等。
(8)主持人或會議主席。寫清楚其姓名、單位、職務等。
(9)記錄人。
2.會議內容情況
這是會議記錄的主體部分，主要包括會議的議程、議題，會上的講話、報告，會上有關文件、精神的傳達，與會者的發言，會議討論情況，會議的議決事項，主持人的總結髮言等。通常的記錄方法有二：一是詳細記錄，即把會上所有的講話、發言都具體完整地記下來。二是摘要記錄，即摘要記下會議的中心內容及每個人發言的要點。會議完了，在會議記錄的末尾另起行寫上“散會”二字。待記錄整理後，主持人和記錄人同時簽字。
四、會議記錄的寫作要求
1.要有敏銳的聽力和速記能力，要做到記得快，記得全，記得準，記得清楚。
2.記錄後應及時整理，進行校對補正，使記錄完整，無缺無誤。
國慶籌備委員會第二次會議記錄
日期：一九八七年九月五日上午十時
地點：中華總商會三樓會議室
出席者：孫力軍、趙全興、丘仲雲、張玉德、寇威、馬芳世、洪建華、顧京生、鬱有材
列席者：周有復、蔣龍雲、錢家棟
主持人：孫力軍
記錄：馬芳世
甲報告事項
一、主持人報告國慶籌備委員會第一次會議以來工作情況。
二、宣傳部報告國慶特刊發稿的主要內容。
三、財務部報告經費籌集情況及使用意見。
乙討論事項
一、關於今年國慶聯歡晚會節目安排問題。
討論決定：交由文娛部負責組織。
二、關於少數集體會員機構尚未交來國慶活動籌備經費問題。
討論決定：限一週內交清。
三、關於今年國慶招待會地點問題。
討論決定：交由總務部負責與港九各大酒店接洽，選定地點。
四、下次會議時間問題。
討論決定：定於本月十五日下午二時在本會議室繼續舉行。
散會：十一時五十分。
主持人：孫力軍（簽名）
