電子郵件成爲現代人日常溝通的重要工具，但往往因爲不當用詞或格式、抄送錯誤等原因引發問題。遵循合適的電子郵件禮儀，不僅可以減少誤會，還可以展示自己的專業形象。本篇文章將爲您分享電子郵件禮儀的一些基本規則和實用建議。
第1篇
現如今，可能已經找不到沒有電子郵箱的網民了。特別是職業人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業人士的利用公司郵箱發送郵件與私人信件有着很大區別，存在着職場郵件禮儀方面的新問題。
據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。
寫email就能看出其人爲人處世的態度。你作爲發信人寫每封email的時候，要想到收信人會怎樣看這封email，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。
主題是接收者瞭解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。
2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”
4.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理
5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要rere一大串。
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all.
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dearxxx”，顯得很熟絡。
最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個bestregards，
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作爲附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的.郵件，千萬不要學唐僧。
根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
怎麼樣，經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話：只發有必要的郵件，認真發郵件！
第2篇
職場人士都應該講究關於電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話，電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴厲的內容的，公司都崇尚信譽，把握時機及合作分工，信仰顧客至上，着重與顧客的溝通，已達成促銷、增產與盈利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。
基於多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。
一、標題要提綱挈領，切忌用詞含糊不清。
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內容，便於收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回覆的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自xx公司，年，月，日等方便對方一目瞭然和便於儲存。
許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有時至多用個“你好”這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱呼方式，而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長着。
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經理職位高的人。
通常稱呼他人可省去“副”字，但儘量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”；但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方爲經理或總經理。
這樣寫郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規範是一種職業禮貌。
比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，他其實沒有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當回件答覆題目的時候，最好只把相關的題目抄到回件，然後附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回覆，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不着頭腦。
收件人（包括抄送人）若爲一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。
最講禮儀的'方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不瞭解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，儘量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然後空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。
當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則爲最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回覆效率。
有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是隻是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。
不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那麼客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。
發件人切忌以自我爲中心，自認爲了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那麼多酷極了的網名），耽誤了事情。
署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。
互聯網的時代，發郵件將會越來越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場新式禮節的必修課。加入不懂使用禮節，會讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。
第3篇
電子郵件自打誕生以來發展突發飛進，日新月異，得到了越來越廣泛的使用。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
一個電子郵件，大都只有一個主題，並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目瞭然了。
電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢爲要。儘量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人覈對。
網上的時間極爲寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。
在發送電子郵件時要切記千萬不要空白標題，這是最失禮的。 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因爲一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。 一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理；
最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；最簡單的開頭寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結尾常見的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。
email正文要簡明扼要，行文通順，若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是爲了收件人能夠順利地理解郵件來意。
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的`郵件，這會讓人很反感。
如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件，附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理，正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件，如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。
收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。
當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。
對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
政務公文中電子郵件的寫作禮儀通過介紹電子郵件的寫作規範、電子郵件發送禮儀、電子郵件回覆禮儀等幫助公務人員掌握電子郵件的使用規範和禮儀，從各個方面體現公務人員的素質和修養。
第4篇
所有客戶往來的商業信件要在對方的名字前面加上其職務稱謂，如“王博士”、“李經理”等。信件的結尾包括自己的聯繫方式和日期。公司內部的其他書面文檔也要保持簡潔扼要、通俗易讀。每個公司對內部的信件交流格式有自己的一套規範，但我在這裏不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這裏要關注的是公司與外部書面溝通的方式和內容，不包括法律文件和合同。
商業信件主要分爲以下幾類：介紹信、推薦信、稱讚信、投訴信、解決商業糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
往往是推薦一個人申請學校或工作，裏面的內容要包括你和對方的關係，你認識對方的時間長短，用例子來說明他的特徵，例如你要說這個人勤奮，那麼舉一個例子來說明這點。離職前，我總習慣請老闆或與我共事的同事寫一份推薦信。個人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。
如果你滿意對方的產品或服務，寫一封稱讚信。雖然很多人不會這麼做，但這是和對方建立良性關係的開端。如果你很滿意餐廳經理的服務，那麼寫一封稱讚信給他的上司，一方面你對他職業的發展有很大的幫助，另一方面和他建立好關係，今後能繼續接受他的優質服務。所以這類利己利人的信件，大家應該願意寫，常常寫，因爲這能帶來雙贏。
首先，投訴信要寫給這個組織的最高的領導。其次，避免用情緒化的詞語，要對事不對人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結，讓對方明白寫信的目的。之後講一些具體的事實，例如發票號碼、事情發生時間和地點。投訴信也要儘量保持對對方的鼓勵性的態度，例如“我知道貴餐廳的服務很有名，我也常常是因爲餐廳的服務而前來用餐，我想這個服務員的服務並不能代表整個餐廳的服務水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務水平”，對方會比較心平氣和地處理這個投訴。最後的一段是你對解決問題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對方賣給你的貨，在使用一週後壞了，可以提議退貨、換新的，或在規定時間內修好。最後一句話應該是鼓勵性的，例如“我相信貴公司的服務是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今後我們還可以繼續合作”
因爲各種原因，在我們購買完某商品後，我們常常需要和對方討個減價，或要求賠償、退貨。在商業糾紛信中應附有購買商品的收據複印件，讓對方可以在自己的文件中追溯。商業糾紛信的內容要簡單明瞭。
要求信的內容包括要求對方開機票，或將某份文件寄給你等。這類信主要包括對方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
商務往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機會。要強調的重點不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態，表示我們仍有興趣與你合作，如果今後有機會，可以繼續探討合作的可能及合作方式。
1.一目瞭然：白紙黑字能使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目瞭然，並保持跟進直至工作完成。當討論的結果被記錄下來、經詳細商討並最終寫在紙上時，投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。
2.書面跟進：能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，並充當了作爲每個工作項目歷史檔案的功能。例如：我要協調團隊完成一項銷售任務，時間非常有限，離規定的完成日期不遠，此時準備一份書面備忘錄給我的隊員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚採取什麼步驟，如何對每個人進行跟進。它促使每個人共同關注一件事、說同一種語言，以及清楚哪些已經做完，還有哪些需要做。最後，書面跟進能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時完成了工作而得到肯定。
3.充當意見不和、起爭端時的證明：沒有人是完美的。毫無疑問，每一個工作項目都面臨特殊的挑戰，不管這種挑戰是運籌上的還是人際關係上的。書面記錄能幫人關注於事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，並以合理的方式解決意見不和以及爭端。
應酬書信是商業領域使用頻率較高的書信。因爲在整個商務流通領域，很講究情感的聯絡和交往，以此來增進友誼，促進貿易。這類書信與一般書信的禮儀要領和格式基本相同。應酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是藉助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮並收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規範。否則，就會鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。
稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關係。一般來說，平時對對方稱呼什麼，信的開頭就寫什麼。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨成行，以示尊重，它有很強的禮儀作用。寫給非親屬關係的長輩，一般在姓氏後面加職務，如李經理、張校長，或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，儘量避免指名道姓;對平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱。
稱呼之後一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑑” 、“賜鑑” 、“鈞鑒” 、“崇鑑” ;對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑑” ;對晚輩用“青鑑” 、“收覽” ;對女士用“芳鑑” 、“淑鑑” 、“懿鑑”(對年高者) ;對夫婦用“儷鑑” 、“同鑑” 、“均鑑”等。書信中的這種敬語使用時要注意與稱謂相配合。
擡頭之後的承啓語(應酬語)起開場白的作用。無論是經常通信的還是久未聯繫的，向對方問候一聲，是必不可少的禮節。因此，信的.開頭應有問候語。如“奉讀惠書，如見故人!”或“久疏問候，不知近來可好?”問候語可長可短，即使短到“你好”兩字，也應是發自內心，體現出寫信人的一片真誠，而不是“應景文章” 。問候要切合雙方關係，交淺不宜言深，以簡捷、自然爲宜。
正文是書信的主體，即寫信人要說的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內容儘管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以表情達意、準確率直爲原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據受信人的特點及寫信人與受信人的特定關係進行措詞(包括敬語、謙詞的選擇，語調的掌握等) ;一般來說，應先談談有關對方的事情，表示關切、重視或謝意、敬意，然後再寫自己要陳述的事理。正文寫好後，如發現內容有遺漏，可補充寫在結尾後面;並在補述語前另行加上“又及” 、“又啓”加以提示。補述語不宜過長。
正文後的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝願、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語有格式上的規範要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類，也可以另闢蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝願。如對尊長，可寫“敬請福安” 、“敬請金安” 、“敬請太安” 、“恭請平安” ;給平輩的信，則用“順頌時祺” ，春天可寫“此頌春安” ，逢年可寫“即請年安” 、“此請歲安” ，平時用“敬頌時綏”之類;給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類，不用“請” 。
此外，祝頌語還可根據受信人的境況、職業而有所區別，如對新婚者或夫婦，用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ，對方遠行用“遙祝旅安” ，對方患病寫“即頌痊安” 。按對方職業可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。
箋文的最後，要署上寫信人的名字和寫信日期，爲表示禮貌，在名字之前加上相應的自稱，即對受信人的自稱，如給老師寫信時自稱“學生” 、“弟子” 、“受業” 。名字之下，還要選用適當的禮告敬辭，如對尊長，在署名後應加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啓” 、“肅上”等;對平輩在署名後加“敬白” 、“謹啓” 、“敬上” 、“拜啓”等。
封文(信皮)的主要內容除要清楚、準確地寫明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發信人地址、郵碼及姓名以外，還要恰當地選用封文中的禮貌用詞。首先，要注意受信人的稱呼。封文是寫給郵遞員看的，因此在受信人名字後面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類的親屬稱謂，而應根據受信人的職銜、年齡等，寫上“教授” 、“醫生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次，要講究“啓封辭” 、“緘封辭”的選擇。“啓封辭”是請受信人拆封的禮貌語詞，它表示發信人對受信人的感情和態度。一般對高齡尊長用“安啓” 、“福啓” ，對其餘長輩用“鈞啓” 、“賜啓” ;對平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“勳啓”(對軍人) 、“文啓”(對教師) 、“芳啓”(對女士) ;對晚輩用“手啓” ，對子女可直寫“手拆” 、“收拆” 、“收覽” 。“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹緘” ，對平輩用“緘” ，對晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無封套，因而無所謂“啓”和“緘” 。
受信人收到來信後，應及時啓閱和回覆，這是最基本的通信禮節之一。在覆信裏，應言明對方來信收到的時間。對於向自己求助的信和商務函件，應及時給予明確的答覆;即使暫時幫不上忙或不能滿足要求，也應告知對方，以免其惦念。對極個別不宜回覆的信件，如求愛信及所謂“幸運環”的來信，可以置之不理，但不宜將其內容有意張揚和曝光。
在筆種上以毛筆、鋼筆爲宜，忌用鉛筆;在墨色上，以黑藍顏色爲佳，忌用彩色墨水，因爲在不少西方國家裏，紅的表示絕交，綠的表示求愛;保護通信自由，私人信件應祕不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇見他人讀信，也不應湊近聽、看。
這種排列的要領在於信頭、結束語、簽名和發信人姓名都靠右或偏右，而封內地址和稱呼則左邊，如果以上任一要素要分行排列時，後行要比前行縮入兩個(或三個)英文字母;正文每段開始要縮入五個英文字母，段與段之間要空一行。這種形式講究勻稱美觀，是傳統的排列範式，目前只有少數英國人喜歡用。
這種排列的要領 在於每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。
這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結束語、簽名和發信人姓名排在右邊，封內地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入;正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極爲流行的英文書信範式。
①因爲手寫有時難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。
②信封的書寫一般是收信人名址寫在信封正面的中央而發信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應與信內風格一致。
email，或稱電子郵件，是21世紀最方便的工具，同時也是最容易給對方帶來不好印象的工具。前幾年，一個有名的跨國公司的總經理用email寫了一封言辭嚴厲的郵件給祕書，批評祕書週日來公司給自己開門時遲到(總經理週日臨時請祕書開門)，並且將其解僱。這位祕書也不甘示弱，將這封信轉發給全公司的人，還有媒體。事情鬧得很大，最後這位總經理被解僱，當然也沒有其他的公司敢請這位祕書。從這件事中我們可以看到，雖然電子郵件是兩個人之間的溝通，但你在寫郵件的時候，也要意識到這封郵件將來是有可能被公開的。
第一，發郵件前需要很清楚地確定收件人、抄送人，避免沒有價值地羣發。如果要羣發，我會把自己的郵箱寫在收件人一欄，把其他人的郵箱寫在密送一欄，避免有人向這些郵件地址發垃圾郵件。
第二，在發郵件前，問自己有沒有必要發;內容是否準確;如果附件很大，要先通知對方，尋問是否方便接收附件(因爲有人收附件不方便)。
在內容方面，有一個最大原則――kiss：keep it short and simple。即確保商務往來中的電子郵件內容簡短、簡單，表達清晰。
在語氣方面，基本上商業電子郵件還是一個商業信件，所以語氣要儘量保持正式和尊敬。
內容和格式要相符，避免寫太多情感的東西。因爲電子郵件沒有正式信件那麼正式，很多人就可以很放鬆地隨便寫寫，甚至在沒有思考周到前就發走，然後又後悔發得太快。
4.用郵件表達你的建議。因爲對方看不到你的語氣和肢體語言，所以容易產生誤會。
5.跑題。寧可寄兩三封簡短的郵件，也不要來一封長篇大論。
發信後，給對方2~3天回信的機會。這裏列出一些回信的原則：
3.寫清楚主題，並標註緊急程度。緊急程度可以有很多種：fyi――不太重要，urgent――急件。
4.內容方面有時要避免太簡單，因爲對方讀時會容易誤解成你有不耐煩的態度。
5.是否必須以郵件回覆：如果對方的內容中帶有情緒，最好面對面迴應。
6.最好24小時內迴應，如果你很忙，最好先跟對方發個簡單的郵件表明你已收到了，可是需要多一點時間來準備或處理，並且告訴對方一個時間讓他有適當的期待。
7.如果你出去度假，在自動回覆中最好列有其他人的聯繫方式。
8.如果收到羣發、需要大家討論某一問題的郵件，最好讀完所有的郵件內容之後再回復，避免重複。
最後在發郵件的時候，注意避免以下問題，以免給對方帶來不便：
8.個人化的信件(羣發的笑話、轉載大容量的ppt勵志故事等的個人化信件最好發到私人信箱裏)。
無論是正式的商業信件還是電子郵件，都是自己與其他人溝通的工具，所以要儘量保持尊敬對方的態度。如果在寫信件和回郵件的過程中，始終保持這種態度，就會避免很多問題。
第5篇
現實環境中，我們在待人處事之間，常會根據對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估，並推敲其所要傳達給我們的訊息。相對地，自己也會因應不同的場合、對象來表現自己的意見與想法。 在使用email時，基本上也是如此，唯一的不同就是隻能透過文字來傳達感受，我們無法看到對方的肢體語言、聲調、表情，因此在文字上的表達就更顯得重要。通常在撰寫寄發email時，有以下幾點需要特別注意的：
大多數的人在看郵件時，都不太有耐心，而且也沒有太多的時間，所以所要表達的內容，儘量簡單扼要、條理分明，避免長篇大論。並善用郵件主旨(subject)，將主題於主旨內簡要說明，最好不要超過15個字，更易讓對方一目瞭然。
寫信是一門藝術。所謂戲法人人會變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對方產生誤解或摸不找頭緒。
建議在情緒不好時不要寫信，此時的語意的表達上可能會較激烈，可能會對雙方關係造成傷害。建議等心情較平靜的時候，再來寫信，可能會比較好點。另外，因爲每個人的背景不同，對於文字表達上的認知也會有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
在信件往返之間，保留適當的.引言，有助於提醒收信人上一次雙方談話的內容。但若引言太多太長的話，則可能會造成對方的困擾。
對不同的收信對象，可能會有不同的署名。但無論如何，在信件最後署名，以表示對對方的尊重。
在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫信時的大原則，另外還有send to/copy to/bcc等字段也是要特別注意！總之，email也是給別人的第一印象，若表現的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會讓對方打折扣的喔！智邦生活館
